OA辦公軟件通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了虛擬的協(xié)同工作平臺(tái)，使各部門(mén)可以對(duì)辦公事務(wù)和公文進(jìn)行全面、完善的協(xié)同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對(duì)傳統(tǒng)的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省了辦公費(fèi)用，從而實(shí)現(xiàn)了辦公無(wú)紙化、信息共享化、決策科學(xué)化?；蹪绍浖榻B臨沂OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。
1.節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理
與過(guò)去對(duì)紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過(guò)臨沂OA辦公系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。可直接在OA辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過(guò)去因反復(fù)修改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問(wèn)題;而且，電子文件在OA辦公系統(tǒng)上可同時(shí)向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，避免了紙質(zhì)文件丟失的可能性。
2.方便檢索查閱，促進(jìn)信息共享
OA辦公系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門(mén)共享信息資源的平臺(tái)，員工可通過(guò)OA辦公系統(tǒng)及時(shí)了解全院的新信息，有利于部門(mén)之間的溝通與合作。OA辦公系統(tǒng)上強(qiáng)大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了的便利，解決了過(guò)去花費(fèi)大量時(shí)間翻查紙質(zhì)文件的問(wèn)題，從而提高搜集文件資料的效率。
3.增強(qiáng)監(jiān)控能力，提高行政管理水平
臨沂OA辦公系統(tǒng)能及時(shí)有效地監(jiān)控各個(gè)部門(mén)、各位員工的日程安排、辦文情況以及會(huì)議室、車(chē)輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動(dòng)提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時(shí)間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)協(xié)調(diào)解決。此外，在OA辦公系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。
4.提高工作效率，打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)意識(shí)
OA辦公系統(tǒng)的信息傳遞、日程安排等功能模塊，提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強(qiáng)、工作效率較高，并且具有快速反應(yīng)能力的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。通過(guò)設(shè)立工作論壇等模塊，更及時(shí)有效地加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)與員工之間、員工與員工之間的交流和互動(dòng)，員工之間互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步，促進(jìn)了業(yè)務(wù)水平的提高，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)合作精神。
5.實(shí)現(xiàn)自動(dòng)辦公，構(gòu)建科學(xué)管理模式
臨沂OA辦公系統(tǒng)的使用，全面推進(jìn)了辦公自動(dòng)化，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了高效、安全、規(guī)范地處理辦公室內(nèi)的事業(yè)性業(yè)務(wù)，大幅度提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宏觀管理提供了高效、便利的服務(wù)，為科學(xué)決策提供了參考依據(jù)，從而構(gòu)建一套科學(xué)的管理模式。
